De privacy van jouw werknemersWat mag ik vragen, verwerken en welke informatie moet ik bewaren?
Wat mag ik vragen, verwerken en welke informatie moet ik bewaren?
Privacy wordt steeds belangrijker
De privacybescherming van je medewerkers en werknemers wordt steeds belangrijker. Hier is een Europese Verordening (AVG) voor. Maar wat zijn nu precies je rechten en plichten? LangArbeidsrecht biedt duidelijkheid.
Er zijn veel manieren om jouw medewerkers (digitaal) in de gaten te houden. Je kunt bijvoorbeeld het internetgebruik of telefoongesprekken vastleggen en de bewegingen van bedrijfsauto’s of mobiele telefoons volgen. En beveiligingscamera’s brengen veel in beeld. Een protocol dat rechten en plichten vastlegt, is gewenst. Zo blijf je binnen de grenzen van de wet.
Weet jij precies welke informatie je over een sollicitant mag vragen of uitzoeken? Mag je hem bijvoorbeeld screenen of keuren voordat hij aangesteld wordt? En wat mag je vragen tijdens het sollicitatiegesprek? Een gedragscode kan veel van deze vragen wegnemen.
Een privacyreglement is de ideale plaats om kenbaar te maken hoe je met de persoonsgegevens van jouw medewerkers omgaat, welke persoonsgegevens je verwerkt en met wie de persoonsgegevens worden gedeeld. Maar ook hoe wat de rechten zijn van de betrokkenen en hoelang persoonsgegevens worden bewaard.
Hoe gaat jouw bedrijf om met persoonlijke informatie op internet en social media? Volg je bijvoorbeeld (ex-)medewerkers? En mag dat eigenlijk wel? Met een internet- en socialmediareglement creëer je houvast.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) is ontworpen om de privacy te beschermen. Ook die van jouw werknemers. Deze wetgeving geeft hen meer controle over hun gegevens. Je moet daardoor inzicht kunnen bieden in wat je allemaal over hen weet en met wie, wanneer en hoe je deze kennis deelt. Welke persoonsgegevens je verwerkt in jouw organisatie moet je vastleggen in een verwerkingsregister.
Wilt je de privacyregels in jouw organisatie evalueren of aanscherpen? Of heb je privacy schending geconstateerd en wil je hier iets aan doen?
Er zijn veel manieren om jouw medewerkers (digitaal) in de gaten te houden. Je kunt bijvoorbeeld het internetgebruik of telefoongesprekken vastleggen en de bewegingen van bedrijfsauto’s of mobiele telefoons volgen. En beveiligingscamera’s brengen veel in beeld. Een protocol dat rechten en plichten vastlegt, is gewenst. Zo blijf je binnen de grenzen van de wet.
Weet jij precies welke informatie je over een sollicitant mag vragen of uitzoeken? Mag je hem bijvoorbeeld screenen of keuren voordat hij aangesteld wordt? En wat mag je vragen tijdens het sollicitatiegesprek? Een gedragscode kan veel van deze vragen wegnemen.
Een privacyreglement is de ideale plaats om kenbaar te maken hoe je met de persoonsgegevens van jouw medewerkers omgaat, welke persoonsgegevens je verwerkt en met wie de persoonsgegevens worden gedeeld. Maar ook hoe wat de rechten zijn van de betrokkenen en hoelang persoonsgegevens worden bewaard.
Hoe gaat jouw bedrijf om met persoonlijke informatie op internet en social media? Volg je bijvoorbeeld (ex-)medewerkers? En mag dat eigenlijk wel? Met een internet- en socialmediareglement creëer je houvast.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) is ontworpen om de privacy te beschermen. Ook die van jouw werknemers. Deze wetgeving geeft hen meer controle over hun gegevens. Je moet daardoor inzicht kunnen bieden in wat je allemaal over hen weet en met wie, wanneer en hoe je deze kennis deelt. Welke persoonsgegevens je verwerkt in jouw organisatie moet je vastleggen in een verwerkingsregister.
Wilt je de privacyregels in jouw organisatie evalueren of aanscherpen? Of heb je privacy schending geconstateerd en wil je hier iets aan doen?
De AVG vraagt nogal wat van jouw organisatie. Je moet namelijk kunnen aantonen dat je je aan de privacyregelgeving houdt. LangArbeidsrecht inventariseert jouw privacykwesties en begeleidt je stap voor stap met het opstellen van een solide privacyreglement. Daarbij houdt LangArbeidsrecht rekening met alle partijen waarmee je gegevens moet delen. Bijvoorbeeld een verzuimbureau, de bedrijfsarts, de externe salarisadministratie of beveiligingsdienst.
Hoelang is de bewaartermijn van (persoons)gegevens in het personeelsdossier?
Dat hangt af van het soort (persoons)gegevens. Je bent wettelijk verplicht sommige (persoons)gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Zo moet je (persoons)gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zeven jaar bewaren nadat jouw werknemer uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet je vijf jaar na het einde van het dienstverband van jouw werknemer bewaren. Voor sommige (persoons)gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die (persoons)gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de (persoons)gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je deze direct verwijderen.
Heb je een vraag of een probleem? Ik help je graag.
Heb je een vraag of een probleem? Ik help je graag.
Advocaat en sparringpartner voor directie, HR en werknemers. Trainer voor HR en leidinggevenden. Resultaat door scherpe, praktische adviezen en oplossingsgericht handelen.
Betrokken, persoonlijk, snel, daadkrachtig.
